Yogyakarta, Pengelolaan arsip merupakan “kewajiban seluruh pejabat dan pegawai sejak masih bersifat aktif, dan dipergunakan secara langsung oleh unit kerja dan pegawai sampai nanti dapat dikelola oleh unit kearsipan sebagai dokumentasi, referensi penelitian dan memori kolektif kemigasan,” tegas Sri Wisnuaji.
Penegasan tersebut disampaikan oleh Plt. Sekretaris Ditjen Migas yang diwakili oleh Kepala Bagian Umum Sri Wisnuaji ketika membuka acara Sharing Session Kearsipan Migas “Pengantar Kebijakan Kearsipan Untuk Pembangunan Nasional” bertempat di Hotel 101, Yogyakarta, Jumat (20/10).
Perlunya dorongan dan kampanye secara konsisten dan masif “agar sadar pentingnya nilai guna dan tertib mengelola arsip menjadi budaya yang dimiliki oleh seluruh pegawai sampai pejabat di lingkungan Ditjen Migas,” lanjut Sri Wisnuaji.
Acara Sharing Session Kearsipan Migas “Pengantar Kebijakan Kearsipan Untuk Pembangunan Nasional” dilaksanakan secara hybrid, dan dibuka oleh Plt. Sekretaris Ditjen Migas yang diwakili oleh Kepala Bagian Umum Sri Wisnuaji, dengan dihadiri oleh para pegawai di lingkungan Ditjen Migas dan komunitas kearsipan Kementerian ESDM. Diskusi menghadirkan narasumber tunggal, Sekretaris Utama ANRI Rini Agustiani dengan penajam diskusi Perencana Madya dan Pranata Humas Muda untuk menggali lebih dalam peran kearsipan dalam mendukung kegiatan perencanaan, laporan, kehumasan, dan keterbukaan informasi publik.
Sekretaris Utama ANRI, Rini Agustiani dalam paparannya menyampaikan bahwa Kegiatan Kearsipan Prioritas Nasional 2020-2024 terkait revolusi mental dan pembangunan kebudayaan dengan proyek prioritas peningkatan akses dan kualitas layanan, adalah “kegiatan pelayanan dan pemanfaatan arsip sebagai memori kolektif bangsa dan jati diri bangsa”, tutur Rini.
Revitalisasi peran ANRI sebagai lembaga kearsipan menetapkan terobosan urusan dengan “program nasional antara lain program tertib arsip, transformasi digital, dan pemajuan kebudayaan dengan program Memori Kolektif Bangsa,” lanjut Rini.
Kegiatan prioritas untuk memperkuat stabilitas politik, hukum, pertahanan dan keamanan (Polhukhankam) dan transformasi pelayanan publik, dengan menetapkan program prioritas penataan kelembagaan dan proses bisnis yang diterjemahkan dengan kegiatan pengawasan kearsipan dan monitoring tindak lanjut pengawasan kearsipan, serta penerapan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) terintegrasi melalui Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN).
Dalam mendukung kegiatan prioritas tersebut, secara nasional jabatan fungsional Arsiparis menghadapi tantangan di antaranya kekurangan 89.477 arsiparis dari total kebutuhan 100.808 (status September 2023). Selain itu, “sekitar 58% arsiparis yang ada berusia kategori Gen X (44-58 th) yang dihadapkan pada tantangan peningkatan kompetensi Teknologi Informasi penyesuaian era digitalisasi,” kata Rini.
Selain itu, tantangan lain adalah “Ekosistem kearsipan yang harus dibangun antara lain Leadership, pendanaan meyakinkan output tercapai, big data, dan digitalisasi Masif,” tutup Rini.
Pada sesi pendalaman diskusi, Perencana Madya Ditjen Migas, Mochamad Imron, mengharapkan adanya “produk kearsipan secara tematik yang mendalam dan menyeluruh sehingga tersaji informasi yang menunjang fungsi perencanaan dan laporan”. Adapun Pranata Humas Muda, Akhmad Fauzi B menyampaikan bahwa persuratan elektronik melalui aplikasi nadine KESDM, sudah cukup membantu pengelolaan informasi. Meski demikian, “perlu peningkatan peran kearsipan khususnya terkait informasi yang wajib disediakan, dan informasi dikecualikan serta perlunya keselarasan struktur dokumen yang saat ini tergambar pada Kepmen ESDM tentang Sistem Klasifikasi dan Keamanan Akses Arsip Dinamis dan Jadwal Retensi Arsip Kementerian ESDM”.
Acara Diskusi Kearsipan dilanjutkan dengan Kunjungan Diorama Arsip Sejarah Yogyakrta sebagai pendalaman program memori kolektif sebagai hasil tertib arsip yang disajikan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan pada Pemerintah Provinsi Yogyakarta. (NM/AFB)