Bogor – Sekretariat Direktorat Jenderal Direktorat Jenderal Migas, Kementerian ESDM gelar rapat evaluasi Kearsipan untuk meningkatkan pemahaman pegawai di lingkungan Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi dalam pengelolaan arsip sesuai dengan kaidah, norma, standar dan prosedur serta aturan yang berlaku.
Sekretariat Ditjen Migas merupakan unit kearsipan II yang memiliki tugas untuk melakukan pembinaan, pengawasan, dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan unit organisasinya.
”Kami harapkan dengan kegiatan evaluasi ini dapat meningkatkan pemahaman dan semangat kita untuk melaksanakan perbaikan-perbaikan dalam pengelolaan arsip yang sesuai dengan kaidah, norma, standar dan prosedur serta aturan yang berlaku sehingga hasil pengawasan kearsipan pada tahun depan dapat meningkat dan lebih baik, ” ungkap Sekretaris Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi Maompang Harahap diwakili Kepala Bagian Umum Sri Wisnuaji, Jumat (08/12).
Pada acara yang dihadiri perwakilan para pegawai di lingkungan Ditjen Migas tersebut, Wisnuaji mengungkapkan bahwa landasan dari penyelenggaraan kearsipan tersebut merupakan amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Dimana sesuai ketentuan, penyelenggaraan Kearsipan bertujuan untuk menjamin terciptanya Arsip, ketersediaan Arsip yang autentik dan terpercaya, terwujudnya pengelolaan Arsip yang andal, pelindungan kepentingan negara, dan hak-hak keperdataan, keselamatan dan keamanan Arsip, keselamatan aset nasional dan mendinamiskan Penyelenggaraan Kearsipan nasional, serta meningkatkan kualitas pelayanan publik.
Selanjutnya, dalam rangka mendorong penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar Kearsipan maka diperlukan kegiatan Pengawasan kearsipan internal melalu proses Audit Kearsipan Internal. Pengawasan Kearsipan merupakan proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan Penyelenggaraan Kearsipan.
Wisnuaji juga menjelaskan bahwa pelaksanaan pengawasan Kearsipan melalui Audit Kerasipan Internal Ditjen Migas telah selesai dilaksanakan dengan demikian pada kesempatan tersebut, dihadirkan Narasumber dari Pusat Akreditasi Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia yang menyampaikan materi terkait Strategi Untuk Meningkatkan Hasil Audit Pengawasan Internal dan juga Eny Nurwianty Arsiparis Madya Biro Umum Kementerian ESDM yang menyampaikan evaluasi hasil audit pengawasan kearsipan.
“Kami harapkan dengan kegiatan evaluasi ini dapat meningkatkan pemahaman dan semangat kita untuk melaksanakan perbaikan-perbaikan dalam pengelolaan arsip yang sesuai dengan kaidah, norma, standar dan prosedur serta aturan yang berlaku sehingga hasil pengawasan kearsipan pada tahun depan dapat meningkat dan lebih baik,” pungkas Wisnuaji optimis.
Dalam kesempatan yang sama, Arsiparis Muda Pusat Akreditasi Kearsipan Afif Akhda Luqmana selaku narasumber, menjelaskan bahwa Pusat Akreditasi Kearsipan merupakan sebuah unit kerja di Arsip Nasional yang berwenang untuk melaksanakan pengawasan pengelolaan kearsipan baik di Kementerian, Lembaga non kementerian, LTN, LNS, LPP, PTN, dan BUMN, termasuk Kementerian ESDM.
Sesuai ketentuan Peraturan ANRI No. 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan bahwa pengawasan merupakan proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan.
“Ini (Kementerian ESDM) kategorinya sudah A, nilai Bapak Ibu sudah memuaskan, kemudian naik lumayan drastis, 10 poin di tahun 2019 menjadi 91,35 Kemudian mencapai puncaknya di tahun 2020, Bapak Ibu, nilainya hampir sempurna, 98,53 nilainya hampir sempurna 98,53 di tahun 2021 menjadi 93,23,” ungkap Luqmana.
Menurut Luqmana, terkait penilaian dari tim pengawasan ANRI kepada Kementerian ESDM, sejak tahun 2021 komposisinya menggunakan 60% eksternal dan 40% internal.
Artinya kinerja kearsipan itu bukan hanya kinerja kearsipan Biro Umum, Bapak Ibu. Melainkan kerja kearsipan dari Bapak Ibu seluruhnya. Kerja kearsipan dari Ditjen Migas dari Direktorat-Direktorat di bawahnya juga karena Bapak Ibu menyumbang 40% nilai dari nilai ESDM,” tegas Luqmana.
Oleh karena itu Luqmana berharap pegawai Ditjen Migas dapat mengelola arsip dengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku, serta memperhatikan dua aspek utama dalam pengawasan kearsipan internal yaitu Pengelolaan Arsip Dinamis (PAD) dan Sumber Daya Kearsipan (SDK).
“Inilah pentingnya peran dari Bapak-Ibu di unit-unit pengolah untuk mengelola arsipnya secara baik. Kemudian ada dua aspek utama yang ditanyakan dalam pengawasan kearsipan internal ini, ada PAD dan SDK, “ ungkap Luqman mengakhiri.
(RAW)